Cum deschizi o firma si de ce ai nevoie

De curand am vazut o postare pe un grup de FB, cineva intreba cum sa procedeze pentru a-si deschide o firma. Avea cateva intrebari specifice, destul de asemanatoare cu ce am facut eu la Molcush, asa ca m-am gandit sa scriu despre asta 🙂

Este o postare lunga, ia-le pe rand! Daca te gandesti ca trebuie sa le faci pe toate in acelasi timp, te poti panica. Nu este chiar asa de greu, totusi 🙂

De la ce am plecat eu: stiu sa croiesc, vreau sa fac un business, am doar un apartament cu chirie, si doua masini de cusut. Nu ma visez Ikea, deci tre sa fie o solutie pertinenta pentru un business mic, fara prea multe fonduri la inceput. Cum fac toata povestea legala?

PASUL 1: Ce forma legala?

Inainte de toate, trebuie sa te decizi ce vrei: PFA, SRL, SRL-D, II…. sunt o tona de forme legale in care poti functiona. Sugestia mea este SRL-D. De ce? Am cateva argumente aici:

• infiintarea este gratis (in mod normal te-ar costa undeva pe la 8-900 lei – stiu ca nu acesti bani te salveaza dar nici nu ai cum sa arunci in stanga si-n dreapta)
• ai scutire la taxele angajatilor (stiu, nu planuiesti sa aganjezi 10 oameni in prima luna, dar crede-ma ca o data la trei luni o sa fii fericit ca ai de platit cu niste sute de lei mai putin)
• poti apela la fonduri (desi asta nu as facea nici coapta, fondurile de la stat sunt o mare bataie de cap, in care eu personal nu vreau sa ma bag)
• pentru ca PFA-ul deja nu mai este ok (dupa toate ajustarile aduse cu noul cod fiscal)
• esti obligat sa ai minim doi angajati full time doar daca aplici pentru finantare, altfel nu!
• pentru ca all in all, in primii trei ani, cand ai nevoie sa reinvestesti fiecare leu, mai scazi putin cheltuielile cu scutirile de mai sus.

*** Totusi cel mai bine este sa consulti cu un contabil/ jurist, daca ai cum sa o faci. Oricum din momentul in care alegi sa iti faci firma, trebuie sa accepti ca o sa incepi sa dai bani in stanga si in dreapta.

*** Molcush este neplatitor de TVA – daca nu pornesti un mic IKEA, nu ai de ce sa fii platitor de TVA. Da, corect, nu iti deduci TVA-ul, dar zau ca nu o sa faci bani cu nemiluita in primii ani, incat sa spui ca a meritat deal-ul. TVA-ul il primesti inapoi daca indeplineste mai multe conditii. Pana atunci, tu te complici cu o mie de acte si declaratii – din punctul meu de vedere nu are rost! Mai putina birocratie si un avantaj pe care il transferi la client.

PASUL 2: Gaseste un contabil! 

Daca nu ai facut asta pana acum, zau nu mai sta pe ganduri! O sa recunosc ceva: pentru ca am zis ca pot si singura, ca sigur ma descurc, ca merg la ONRC cu fata mea de fetita simpatica, pentru ca m-am incapatanat aiurea, am scos ulterior din buzunar undeva pe la 2.000 lei.  De ce?

• cei de la ONRC vor sa scoata bani de la tine, chit ca tu ai dreptul la consultanta gratuita de la ei. Pe mine, m-a ajutat sa imi fac dosarul un tanar care mai mult m-a tepuit. Am aflat asta abia in momentul in care mi-am luat contabila.
• O contabila te ajuta sa scutesti muuuuulte drumuri de-aiurea. Contabilii cunosc lumea ONRC, stiu la ce casiere sa se duca, stiu formularele pe de rost. Tu nu! Si asta inseamna muuulte ore pierdute, ore in care puteai croi si scoate niste bani de care ai mare nevoie.
• Oricat de cliseu suna si oricat de mult crezi ca nu o sa fie cazul tau, vei da nas in nas cu tot ce scrie pe FB despre contactul cu angajatii statului. Nu vrei asa karma negativa de la inceput!

Contabilul este your best friend!

PASUL 3: De ce foi / acte / documente ai nevoie?

In functie de ce forma ai ales, lista poate fi diferita. Acum, de ce spuneam de contabil la punctul doi? Orice ai gasi pe site-urile oficiale, in realitate este altfel. Si un contabil stie exact de ce acte ai nevoie. Pentru SRL-D, eu am strans urmatoarele:

• foaie de rezervare a numelui – primul act (de la ONRC) – am fost frumos si mi-am rezervat MOLCUSH DECO SRL-D
• sediu: cel mai probabil, intr-un apartament/camera (bloc de locuinte – rezidential)
  • ai nevoie de acordul vecinilor (din experienta dureaza doua, trei zile pana iei semnatura de la toti) – good trick: in loc sa faci sediu pe tot apartamentul, trece doar o camera – contabilul stie mai bine de ce, cred ca e ceva legat de cheltuieli.
  • ai nevoie de copie a contractului de vanzare-cumparare a spatiului respectiv. Daca nu esti tu proprietarul, ai nevoie si de contract de comodat/de chirie cu proprietarul.
• declaratie ca nu ai mai facut parte din nicio firma (altfel nu ai cum sa iti faci SRL-D) sau ca ai mai facut (depinde ce forma legala iti alegi).
• copie buletin (eu mi-am facut doua, trei)
• cazier se rezolva cam in doua, trei zile (asta acum doi ani, intre timp parca au scos o lege, ceva cu cazier instant… dunno)
• stabilit coduri CAEN – partea asta este mai dificila – la SRL-D ai voie doar cinci – la Molcush am ales coduri pentru productie, vanzare cu amanuntul, vanzare online, design si comercializare produse conexe. Acorda timp suficient pentru aceasta etapa, eu am fost nevoita sa le schimb de mai multe ori si orice schimbare costa!
• de verificat toate actele cu un contabil – el/ea stie cel mai bine!

Toate cele de mai sus te ajuta sa faci dosarul pentru ONRC. Odata depus, o sa primesti o foita ca este in lucru dosarul tau. Cu acea foita trebuie sa mergi imediat la o banca sa iti deschizi cont si sa depui capitalul social (nu ai cum sa ai o firma fara cont bancar – am ales ING, era cea mai ok la comisioane). Toata povestea cu infiintarea firmei ar trebui sa ia o saptamana daca totul este ok. Apoi iti vin actele. Cu ele trebuie sa mergi din nou la banca ca sa iti finalizezi contul bancar si sa obtii cel mai frumos card pe care l-ai vazut vreodata – doar e cardul firmei tale.

Cum ai toate actele, tre’ sa iti faci stampila! Desi apare ca fiind optionala, ea se cere in continuare peste tot, inclusiv la ONRC. De obicei gasesti un magazin care produce stampile fix la parterul ONRC.

Mare atentie la codurile CAEN:

• sa te asiguri ca ai cod CAEN si de producere dar si de comercializare, daca mai vrei si vanzare online, mai trebuie inca unul.
• sa te asiguri ca iti ACTIVEZI codurile CAEN. Degeaba le ai trecute in actul constitutiv daca nu le ai si activate.

PASUL 4: ANAF 

Dupa ce iti infiintezi o firma, trebuie sa mergi la ANAF sa completezi o cerere – un fel de luare in evidenta la platitul taxelor si impozitelor. Nu stiu cum este la voi, dar eu mereu cand aud de ANAF ma gandesc ca am facut ceva gresit :))) am intrat asa, sfioasa, la ei, mi-am dat seama ca is si ei oameni si a fost ok. Dar oricum, tot timpul tre’ sa intrebi unde sa te duci, la ce ghiseu, cu cine sa vorbesti. Apropo, daca esti din Bucuresti, trebuie neaparat sa te duci la ANAF-ul sectorului tau, nu la cel central.

Again, un contabil poate face toate astea, fara ca tu sa iti bati capul. Stie exact ce si cum. Trebuie doar sa ii faci o imputernicire, si toate alergaturile au luat sfarsit!

Dupa ce ai ONRC-ul si ANAF-ul gata, mai sunt cateva lucruri de luat in calcul:

• unde produci bunurile:
  • daca le produci in acelasi loc cu sediul social – trebuie sa declari ca este cu activitate (cresc impozitele platite de proprietarul spatiului, daca decontezi facturile de utilitati – totusi poti alege sa nu le decontezi, trebuie mentionat in contractul pe care il ai cu proprietarul)
  • daca le produci la client – trebuie sa ai fie casa de marcat mobila, fie facturier si chitantier (vezi punctul urmator)
  • daca le produci la un punct de lucru (altul decat sediul social) – atunci ai nevoie de casa de marcat acolo sau facturier si chitantier (vezi punctul urmator)
• cui vinzi:
  • persoana juridica: o rezolvi usor cu facturier si chitantier (poti sa le faci si singur in Excel, da tre’ sa fii ordonat)
  • persoana fizica:
    • varianta online – site – tine locul unui bon fiscal, trebuie emisa doar factura
    • casa de marcat – cea mai buna solutie (totusi costa aproximativ 1.000 lei – trebuie inregistrata la ANAF si ea)
    • factura si chitanta – merge doar la servicii, nu si la produse fizice croite
• OSIM – inregistreaza numele business-ului ca marca inregistrata. Este foarte important! Tu o sa construiesti la aceasta firma, la imaginea ei, protejeaza-o!
• din ce incasezi, pune bani deoparte sa platesti toate taxele si impozitele fara intarziere! Aici amanarea poate sa te coste foarte mult!
• Incepe sa te interesezi de PSI & protectia muncii & medicina muncii si minimul de ce ai nevoie pentru a functiona in parametri legali (stingatoare, trusa medicala, plan evacuare, etc)

Sunt foarte multe lucruri de luat in calcul, si fiecare firma are “ADN-ul” ei – este complicat, dar nu imposibil. Daca le iei pe rand si daca ai un contabil alaturi, drumul poate fi chiar ok. Eu am gresit ca nu mi-am luat un contabil de la inceput, asta s-a transpus in bani, timp si multi nervi! Ce am scris mai sus este valabil pentru un business in croitorie si este posibil sa se fi schimbat anumite lucruri intre timp.

Daca ai si tu pasiunea croitoriei, am scris mai demult despre ce ai nevoie ca sa incepi!